Ich möchte gleich mal mit einem Missverständnis aufräumen. Facilitation ist nicht Facility Management, obwohl die Gemeinsamkeit darin liegt, den Raum so zu gestalten, dass Menschen sich wohlfühlen und arbeitsfähig sind. Der Facilitator kümmert sich nun auch darum, dass ein Meeting seinem Zweck entsprechend durchgeführt wird. Im Deutschen würden wir wohl den Begriff Moderation nutzen.
„Moderiere mal bitte dieses Meeting“ – klar, geht, das macht sogar Spaß! Vor allem, wenn es um ein spontanes Treffen geht, und die Menschen, die teilnehmen, gut zusammenarbeiten. Dieses „Wenn“ ist allerdings nicht zu unterschätzen. Einige Veranstaltungen müssen gut vorbereitet werden, vor allem dann, wenn es heiß hergehen kann.
Der Job von Facilitator*innen ist es, das Meeting im Rahmen zu halten und es zielführend auszurichten. Dazu gehört auch die ständige Reflektion von Fragen: kommen alle Seiten zu Gehör? Verstehen sich die Parteien gegenseitig? Welche Formate helfen ihnen dabei? Viele Entscheidungen treffen Facilitator*innen ad-hoc.
Das Meeting selbst gehört den Teilnehmenden, denn schließlich geht es um deren Interaktion. Um den Zweck einer Besprechung zu klären, benötigt es außerdem eine oder mehrere Personen, die den Zweck des Meetings definieren können. Nennen wir sie Organisator*innen.
Die Trennung in die Rollen (Organisator*in, Teilnehmende, Facilitator*in) kann z.B. wichtig werden, wenn der Chef (Organisator und Facilitator in Personalunion) im Planungsmeeting einen einstündigen Monolog hält und letztendlich genauso genervt das Meeting verlässt wie seine Mitarbeitenden. Oder stellen wir uns das Vorbereitungstreffen für die Weihnachtsfeier vor, in dem die Facilitatorin den Ort der Veranstaltung bestimmte, weil sie vergaß, dass das nicht ihr Meeting war, sondern das des Orga-Teams. Schade, dass nur ein Drittel der Belegschaft zusagte…
So unterscheiden sich nicht nur die Formate (Retro, Review, Planungsworkshop, Post-Mortem-Analyse, Krisentreffen, Kreativworkshop, Open Space, Firmenfeier, Offsite, Konferenz, Panel, Tactical und Governance Meetings, etc.), sondern auch die Art des Auftretens, die Gestaltung des Ortes und der Aufwand, der in die Vorbereitung des Events gesteckt werden muss.
Warum ist mir das so wichtig? Weil ich weiß, wie sich eine gute Veranstaltung anfühlt und welchen Mehrwert sie bringt, wenn Menschen motiviert aus einer Session kommen. Weil es mir Spaß macht, diesen Rahmen zu gestalten. Und weil ein Leuchten in den Augen der Menschen, die eine gute und produktive Zeit miteinander verbracht haben, oft noch viel zu sehr unterschätzt wird. Lasst uns Veranstaltungen so planen, dass sich Menschen darauf freuen. Schreibt mich dazu gerne an!